Adjunct-secretaris - #46726

Over de functie

In het kort: Je gaat als rechterhand van de bestuurssecretaris vergaderingen voorbereiden, besluiten communiceren, actiepunten bewaken en bijdragen aan het verbeteren van besluitvormingsprocessen binnen het Bestuursbureau van ArtEZ.

Adjunct-secretaris

Locatie: standplaats Arnhem

Startdatum: zo snel mogelijk

Einddatum: 31-5-2027, optie tot verlengen 2x 3 maanden

Aantal uren: 32 per week

In het kader van een recent adviesrapport over de organisatiestructuur van ArtEZ wordt het Bestuursbureau versterkt. Om de bestuurssecretaris en beleidsadviseur/adjunct-secretaris meer ruimte te geven voor strategische advisering van het College van Bestuur en de organisatie in den brede, wordt de afdeling uitgebreid met een adjunct-secretaris, in eerste instantie tijdelijk. Doel van deze tijdelijke uitbreiding is mede om het gewenste takenpakket en omvang voor een structurele versterking van de afdeling scherp te krijgen.

Als adjunct-secretaris fungeer je als rechterhand van de bestuurssecretaris. Je maakt deel uit van het Bestuursbureau, dat naast deze nieuwe functie bestaat uit de bestuurssecretaris, een beleidsadviseur/adjunct-bestuurssecretaris, drie managementassistenten, de ambtelijk secretaris MR, een coördinator medezeggenschap en de Functionaris Gegevensbescherming.

Taken en verantwoordelijkheden

• Voorbereiden en verslagleggen van de vergaderingen van het College van Bestuur, in goede afstemming met de managementassistenten, de bestuurssecretaris en de aandragers van agendapunten.
• Communiceren van besluiten aan betrokkenen en de organisatie.
• Uitzetten, bewaken en uitvoeren van actiepunten.
• Mede voorbereiden van de Planning- & Controlgesprekken met de verschillende eenheden van ArtEZ (in afstemming met de bestuurssecretaris, concern controller en de afdeling Control & Advies) en het verzorgen van de verslaglegging hiervan.
• In voorkomende gevallen ondersteunen van andere vergaderingen en overleggen op instellingsniveau.
• In samenwerking met collega’s van het bestuursbureau of andere afdelingen inhoudelijk en procesmatig voorbereiden en opstellen van bestuursbesluiten op verschillende terreinen.
• Op eigen initiatief of op verzoek voorstellen doen voor het vormgeven en verbeteren van besluitvormings- en organisatorische processen, inclusief archivering van besluiten en documenten.
• Het toevoegen van een juridische blik op verschillende terreinen, waarbij waar nodig gespecialiseerd extern juridisch advies wordt ingewonnen.
  
  

Gewenst profiel

Je hebt

• Hbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur een juridische opleiding
• Enkele jaren werkervaring als secretaris of beleidsmedewerker, bij voorkeur in het hoger onderwijs
• Affiniteit met de kunsten
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels in woord en geschrift
  
  

Je Bent

• Zorgvuldig en werkt met oog voor detail
• Integer; je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie
• Flexibel; je kunt goed kunnen inspelen op onverwachte omstandigheden
• Zelfstandig, proactief en resultaatgericht
• Een goede planner, die hoofd- en bijzaken onderscheidt en gemakkelijk de juiste prioriteiten stelt.
  
  

Eisen

• Dienstverband: ZZP (of detachering)
• De inhurende organisatie zal bij gunning van opdracht een integriteitsverklaring overhandigen aan de kandidaat welke ondertekend dient te worden.
• De aangeboden kandidaat is akkoord dat deze opdracht voor 32 uur per week wordt uitgevoerd gedurende de gevraagde periode.
• Kandidaat verklaart in bezit te zijn van een officiële geldige (Nederlandse) Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) conform het bij de opdracht behorende screeningsprofiel. De kosten voor het aanvragen van deze verklaring(en) zijn voor rekening van kandidaat. Kandidaat toont op eerste verzoek van opdrachtgever de VOG.
• Kandidaat heeft een zelf geschreven motivatie toegevoegd in het CV.
• De kandidaat beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift op minimaal taalniveau C2 conform het Europees referentiekader van het CEFR.
• De kandidaat beheerst de Engelse taal in woord en geschrift op minimaal taalniveau C1 conform het Europees referentiekader van het CEFR.
• (School)vakanties worden door opdrachtgever niet vergoed en kunnen derhalve niet bij opdrachtgever in rekening gebracht worden (drie verplichte vrije weken).
  
  

Wensen

• Hbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur een juridische opleiding
• Enkele jaren werkervaring als secretaris of beleidsmedewerker, bij voorkeur in het hoger onderwijs
• Kandidaat is in loondienst aangeboden
  
  

Competenties

• Zorgvuldig en werkt met oog voor detail
• Integer; je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie
• Flexibel; je kunt goed kunnen inspelen op onverwachte omstandigheden
• Zelfstandig, proactief en resultaatgericht
• Een goede planner, die hoofd- en bijzaken onderscheidt en gemakkelijk de juiste prioriteiten stelt
  
  

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 2x 3 maanden

Gespreksdatum: Onbekend

Dienstverband: ZZP (of detachering)

Over de opdrachtgever

ArtEZ University of the Arts is een kunstopleiding met vestigingen in Arnhem, Enschede en Zwolle. De opleiding biedt diverse bachelor- en masteropleidingen op het gebied van beeldende kunst, design, mode, theatervormgeving, muziek en dans. Studenten worden gestimuleerd om hun creativiteit te ontwikkelen en hun artistieke talenten te ontplooien. ArtEZ University of the Arts staat bekend om haar innovatieve en creatieve benadering in het kunstonderwijs en heeft een internationale reputatie opgebouwd als toonaangevend instituut voor kunst en design.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
  
  

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.