Document Controller JP3244 - #46926

Over de functie

In het kort: Je gaat als senior Document Controller alle projectdocumentatie gestructureerd beheren, kwaliteit en compliance bewaken, rapportages leveren en projectteams adviseren, met focus op professionalisering van document control binnen grote, technische projecten.

Senior Document Controller - Large Projects

Gasunie zoekt een senior Document Controller voor het WarmtelinQ project.

WarmtelinQ is het duurzame warmte-infrastructuurproject van Gasunie dat restwarmte uit de Rotterdamse haven naar Zuid-Holland vervoert. Met deze technisch complexe verbinding leveren we een belangrijke bijdrage aan de energietransitie. Wil jij meebouwen aan dit unieke warmtenet? Bij WarmtelinQ krijg je de kans om nieuwe assets te realiseren én bestaande installaties toekomstbestendig te maken in een omgeving die steeds uitdagender wordt.

Als Senior Document Controller speel je een sleutelrol in de energietransitie. Je maakt deel uit van het Document Control team en werkt nauw samen met je collega-Document Controllers. In deze rol rapporteer je aan de Lead Document Controller, die de koers uitzet voor het team. Samen zorgen jullie binnen de afdeling projectbeheersing voor het gestructureerd beheren van alle officiële projectdocumentatie, waardoor onze projecten voorspelbaar en succesvol verlopen.

Waar ga je werken?

Standplaats is Den Haag. We verwachten dat je een aantal dagen per week aanwezig bent. Daarnaast vragen we of je bereid bent om incidenteel naar andere locaties te reizen en is deels thuiswerken mogelijk.

Sluiting vacature: 19-5-2026

Interview datum: 28-05-2026 (middag)

Inschaling van de functie

Document- en bestandsbeheerder 55

Wat ga je doen?

Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor gestructureerd beheren en beheersen van alle officiële projectdocumentatie gedurende de hele levenscyclus van een project. Je zorgt dat alle documentatie tijdig en correct wordt geïdentificeerd, geclassificeerd, opgeslagen en gedistribueerd volgens de kwaliteitsnormen en interne richtlijnen van Gasunie en lever je stuurinformatie op voor het projectmanagement. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de toegankelijkheid, integriteit en traceerbaarheid van alle projectdocumentatie. Je zorgt voor de traceerbaarheid van documenten door het toepassen van metadata en voor tijdige distributie na een review cyclus.

Daarnaast ga je als onderdeel van het Document Control team een belangrijk bijdrage leveren aan het verder professionaliseren van het vakgebied. Dit omvat het toewerken naar een centrale dienstverlening, uniforme werkwijze, het vergroten van de overdraagbaarheid van onze werkzaamheden doorontwikkeling naar een data- en informatie gedreven werkwijze.

Binnen het project ben je zelfstandig werkzaam en o.a. verantwoordelijk voor:

• Documentbeheer & Nummering: Consistente documentnummering, identificatie, archivering en traceerbaarheid van alle projectdocumenten.
• Wijzigingen & Distributie: Beheersen van document statussen, metadata, reviewcycli en tijdige distributie van documenten en commentaren.
• Transmittals & Registers: Verwerken van inkomende en uitgaande transmittals en onderhouden van het Master Document Register (incl. controles bij externe partijen).
• Kwaliteit & Compliance: Controleren van documenten op kwaliteit, integriteit en naleving van geldende richtlijnen en standaarden.
• Rapportage & Inzicht: Beschikbaar stellen van voortgangs- en statusrapportages voor projectteams en management.
• Ondersteuning & Communicatie: Adviseren van projectteams en externe partijen, vergroten van bewustwording en fungeren als centraal aanspreekpunt voor document control en SharePoint.
• Overleg & Systeembeheer: Deelname aan projectoverleggen en beheren van toegangen en autorisaties binnen SharePoint.
  
  

Over Gasunie en de afdeling

Gasunie is een netwerkbedrijf voor energie. In Nederland en Noord-Duitsland beheren en onderhouden we de infrastructuur voor grootschalig transport en opslag van aardgas. Dit zal met de energietransitie steeds verder verschuiven naar groen gas en waterstof. Daarnaast werken we mee aan de aanleg en het beheer van netwerken voor warmte en CO₂. Wij zorgen ervoor dat dit deel van de energievoorziening veilig, ongestoord en zo duurzaam mogelijk gebeurt. Zodat iedereen altijd over energie kan beschikken.

Over de afdeling

Onze afdeling Document Control for Large Projects bestaat uit circa 20 collega's. Onze dienstverlening is gericht op grote projecten: je werkt dan ook in grote projecten. Samen vormen we een team van Document Controllers die met elkaar in verbinding staan en samen het vakgebied verder willen professionaliseren.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring met bij voorkeur Document Management en/of Informatie Management in grote (technische) projecten.
• Ervaring met Document Management Systemen zoals SharePoint, SDx of vergelijkbare platforms.
• Kennis van documentbeheerprocessen zoals versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en het Master Document Register (MDR).
• Affiniteit met software zoals MS Office (Word, Excel, Outlook) of je bent in staat om nieuwe softwaretoepassingen snel te leren en deze kennis te delen met collega's.
  
  

Wensen

• BIM certificaat is een pré, ervaring als informatiemanager is een pré.
• Ervaring met of bijgedragen aan de doorontwikkeling van dit vakgebied. Ervaring met DMS implementaties is een pré
• Als persoon heb je goede communicatieve vaardigheden die je combineert met overtuigingskracht om interne en externe stakeholders mee te nemen in de werkwijze en verbeteringen.
• Als persoon heb je een goed organisatorisch vermogen: je hebt overzicht en kan goed prioriteren, ook als je aan meerdere projecten werkt.
• Als persoon werk je gestructureerd en nauwkeurig en heb je oog voor detail en kwaliteit bij het verwerken en controleren van documenten.
• Als persoon heb je een proactieve en zelfstandig werkhouding: je denkt mee, signaleert kansen en draagt bij aan duurzame oplossingen.
• Als persoon ben je flexibel, pragmatisch en resultaatgericht: je kunt goed omgaan met veranderingen: je speelt snel en effectief in op nieuwe situaties.
• Als persoon ben je een echte teamplayer.
  
  

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, met optie tot verlenging

Gespreksdatum: 28/05/2026 (middag)

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

Gasunie is de beheerder van het landelijke gastransportnetwerk in Nederland en Duitsland. Het bedrijf transporteert aardgas en groen gas door middel van een uitgebreid netwerk van leidingen. Gasunie zorgt ervoor dat het gas veilig en betrouwbaar bij de eindgebruikers komt. Daarnaast speelt Gasunie een belangrijke rol in de energietransitie door te werken aan de ontwikkeling van nieuwe duurzame energieoplossingen, zoals waterstof en biogas.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
  
  

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.