Managementondersteuner - #49636

Uren per week 32-36 uur
Plaatsingdatum 29-05-2026
Vacaturenummer CA10061134
Werk- en denkniveau MBO
Salarisniveau € 3.206,- tot € 4.499,-
Aantal fte 1
Sluitingsdatum 15-06-2026

• Bijdragen aan goede onderlinge relaties binnen het team en zorgen voor een soepele afhandeling van secretariële en administratieve processen.
• Team Managementondersteuning is het “visitekaartje” van de Directie Financiën en Inkoop, een leuk en gezellig divers team van enthousiaste en gedreven collega’s (5 managementondersteuners) en waar iedereen gewaardeerd wordt in een informele werksfeer.

De functie

Als Managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden. Je fungeert als vraagbaak, het is daarom belangrijk dat je kunt verbinden en prioriteiten kunt inschatten en zorgvuldig en betrouwbaar bent.

Je combineert management- en afdeling ondersteunende taken. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve, organisatorische en facilitaire werkzaamheden. Hiermee draag je bij aan een efficiënte en een goed georganiseerde werkomgeving voor het team. Kortom, je bent onmisbaar!

Je bent verantwoordelijk voor het organiseren en beheren van de complexe agenda van de directeur. Je beheert niet alleen de agenda, maar vervult ook een actieve signalerende rol. Je denkt vooruit, bewaakt prioriteiten en durft waar nodig kritisch mee te denken over planning of werkbelasting. Je bent in staat om de directeur op een constructieve manier uit te dagen, alternatieven aan te dragen en aandacht te vragen voor mogelijke knelpunten. Daarnaast zorg je voor een juiste en accurate verwerking van onder andere de mailberichten en bijbehorende werkzaamheden. Samen met je collega’s ben je een belangrijke schakel in het team. Jullie zorgen ervoor dat de directeur die je ondersteunt zo goed mogelijk haar verantwoordelijkheden kan uitvoeren. Hiervoor zoek je proactief de verbinding met collega’s binnen en buiten het team.
Je bent flexibel en raakt niet snel van slag wanneer je dag anders verloopt dan verwacht. Het team is in ontwikkeling en heeft de nodige veranderingen ondergaan. Ook de directie en afdeling zijn in beweging, wat vraagt om aanpassingsvermogen en flexibiliteit. De directie F&I heeft een aantal wijzigingen gehad binnen het management en de directie, wat zorgt voor nieuwe manieren van (samen) werken.

Dit doe je op een gemiddelde dag

• Complex agendabeheer en planning: Beheren van agenda’s en mailboxen van de directeur en managers.
• Vergaderondersteuning: Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen/ werkoverleggen en MT-vergaderingen; stukken opvragen en delen, agenda maken en in iBabs verwerken en een actie- en mededelingenlijst bijhouden; regelen van vergaderlocaties en catering. Voor een goede ondersteuning heb je veel overleggen met andere secretariaten en kunt gezamenlijk de juiste prioriteit inschatten.
• Financiële administratie: Het beheren van financiële zaken zoals: inkooporders maken, facturen controleren/verwerken, prestatie verklaringen door middel van het digitale systeem AFIS (SAP).
• Beheer van toegang en middelen : Regelen van facilitaire zaken en ICT voorzieningen (ICT contactpersoon).

• Overige ondersteuning: Proactieve ondersteuning van de managers en teamleiders, het oppakken van adhoc werkzaamheden en vervanging van collega managementassistentes bij ziekte en verlof.
• Organiseren: Goed kunnen plannen, coördineren en uitvoeren van bijeenkomsten op verzoek van directie.

Hier ga je aan de slag

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De afdeling Ondersteuning, Data en Advies binnen de directie Financiën en Inkoop (F&I) ondersteunt het management van de directie. Het zorgt dat er kwalitatief volwaardige besluitvorming plaatsvindt, zowel binnen de directie F&I, GMT als wethouder en B&W. De afdeling Ondersteuning, Data en Advies vormt ook de verbinding richting de verschillende partners binnen het cluster Bedrijfsvoering. Je wordt onderdeel van het team Ondersteuning, een leuk en gezellig team van enthousiaste en gedreven collega’s (5 managementondersteuners). Je komt te werken bij een afdeling met diverse collega's waar iedereen gewaardeerd wordt in een informele werksfeer. De afdeling functioneert als vraagbaak en is het visitekaartje van de directie F&I. De afdeling zit dan ook op een vaste centrale plek.

Dit breng je mee

Voor deze functie Managementondersteuner beschik je over:

• Minimaal een mbo plus (niveau 4) werk- en denkniveau en een aantoonbare opleiding richting secretariële ondersteuning en/of officemanagement.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een ondersteunende/secretariële functie.
• Uitstekende kennis van het MS Office pakket en MS Teams
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen en organiseren: Je bent een organisatietalent dat efficiënt en zelfstandig werkt en zorgt dat doelen tijdig worden bereikt. Je bent in staat om zelfstandig evenementen te kunnen organiseren in opdracht van directie en hebt oog voor detail.
• Omgevingsbewustzijn: Je bent goed op de hoogte over vakinhoudelijke en organisatorische ontwikkelingen en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Klantgerichtheid: Je communiceert helder en open. Door de juiste vragen te stellen heb je inzicht in verwachtingen en behoeftes.
• Samenwerken: Je functioneert goed in teamverband en draagt bij aan een positieve werksfeer.
• Stressbestendig: Je blijft effectief functioneren onder druk in een hectische omgeving.
• Verantwoordelijkheid: Je bent aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt verantwoordelijkheid voor de consequenties daarvan.

Dit bieden we jou

Als Managementondersteuner kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.206,- tot € 4.499,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

Solliciteren naar deze baan

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 15 juni via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit 2 selectierondes.
• Sluit jouw cv aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek in de week na de sluitingstermijn.
• De gesprekken vinden fysiek plaats op het stadhuis aan de Amstel 1.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.