Office manager | Zoetermeer - #50564

Bij Vintis installatieadviseurs zijn we op zoek naar een Office manager om ons team te komen versterken.

Over de rol

Van projectadministratie en kantoororganisatie tot teamevents: jij zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en houdt overzicht in alle ondersteunende processen. Dankzij jouw gestructureerde aanpak kunnen collega’s zich volledig richten op hun projecten — en blijft het kantoor een plek waar iedereen prettig samenwerkt.

Bij Vintis zijn we dagelijks bezig met het verduurzamen van gebouwen, van scholen tot zorginstellingen. Jij zorgt er op de achtergrond voor dat alle administratieve details kloppen, zodat collega’s zich kunnen focussen op hun projecten. Zo draag jij, vanuit je eigen expertise, bij aan een soepel lopende organisatie die werkt aan een groenere wereld.

Wat ga je doen?

In de rol van Office Manager ben je de verbindende factor binnen Vintis. Je ondersteunt de directie en het team bij organisatorische, projectmatige en facilitaire werkzaamheden. Geen dag is hetzelfde — jij houdt overzicht, organiseert, communiceert en zorgt dat processen soepel verlopen. Je werkt zelfstandig, maar hebt regelmatig contact met collega’s en projectleiders om zaken goed af te stemmen en de administratie op orde te houden.

Jouw Werkzaamheden

• Je ondersteunt de directie en het team in de dagelijkse organisatorische en secretariële werkzaamheden.
• Je beheert en structureert administratie, offertes en aanbestedingen (o.a. Simplicate).
• Je zorgt dat projecten administratief op orde zijn.
• Je bewaakt deadlines en controleert contracten.
• Je onderhoudt actief contact met opdrachtgevers, leveranciers en partners
• Je ondersteunt bij HRM-taken, zoals onboarding en personele administratie.
• Je zorgt voor een representatieve, goed georganiseerde werkomgeving en ontvangst van gasten.
  
  

Wat breng jij mee?

• MBO-opleiding met HBO werkniveau of HBO opleiding in de richting Office Management, Bedrijfsadministratie, HRM of vergelijkbaar.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen het MKB.
• Ervaring met Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint).
• Ervaring met Simplicate of vergelijkbare CRM-/projectsoftware.
• Je bent organisatorisch sterk, communicatief vaardig en digitaal handig.
• Je houdt van structuur, werkt nauwkeurig en weet goed te prioriteren.
• Je bent 24 uur per week beschikbaar in Zoetermeer.
  
  

Wat krijg je ervoor terug?

Bij Vintis geloven we in waardering, vertrouwen en groei. Daarom bieden we jou:

• Verantwoordelijkheid: je beheert je eigen domein en hebt ruimte om initiatieven te nemen.
• Waardering: jouw werk maakt zichtbaar verschil in de dagelijkse bedrijfsvoering.
• Teamgevoel: een hecht team, sportieve uitjes, borrels en gezamenlijke lunches.
• Ontwikkeling: mogelijkheden om je vakkennis te verdiepen en processen te verbeteren.
• Zinvol werk: je draagt bij aan duurzame gebouwen en een comfortabel binnenklimaat.
  
  

Wat bieden wij?

• Een zelfstandige, veelzijdige functie voor 24 uur per week.
• Een betrokken team in Zoetermeer, waar samenwerking en plezier centraal staan.
• Marktconform salaris op basis van kennis en ervaring.
• 31 vakantiedagen (o.b.v. fulltime).
• Reiskostenvergoeding en netto onkostenvergoeding.
• Winstuitkering bij vast dienstverband.
  
  

Over ons

Wij zijn vindingrijk in het realiseren van gebouwen met een fijn binnenklimaat, die goed presteren op het gebied van duurzaamheid. Onze klanten zijn projectontwikkelaars, onderwijs- en zorginstellingen en woningbouwcorporaties. Wij denken vanaf het begin van het ontwerpproces mee met architect of projectbureau. In een vroeg stadium adviseren we over de efficiency van het totaal aan installaties. Zo komen we tot ingenieuze oplossingen die servicekosten, energie en water besparen. Binnen ons team heerst een uitstekende sfeer, waar collega's met veel plezier samenwerken. Dit draagt bij aan het succes van onze projecten.

Solliciteer

Wil je ons team komen versterken? Dan horen we graag van je!

Neem contact op met onze collega Astrid 079 361 1843 of mail haar via [email protected].