Beleidsmedewerker Inkoop - #51535

Zorg dat miljoenenprojecten, contracten, leveranciersgegevens en bestellingen achter de schermen goed blijven lopen. In deze functie ben jij de steunpilaar van team Inkoop & Contractmanagement. Je helpt collega’s binnen HHSK met vragen over inkoop, contracten, bestelorders en processen. Je houdt overzicht, bewaakt de kwaliteit van gegevens en denkt mee over hoe we ons werk slimmer en duidelijker kunnen organiseren

Je duikt in dit team

Als inkoopondersteuner maak je onderdeel uit van team Inkoop & Contractmanagement van HHSK. We zijn een betrokken team van ongeveer negen collega’s dat elkaar makkelijk weet te vinden. We helpen elkaar vooruit en zorgen samen voor een inkoop en contractproces dat duidelijk, betrouwbaar en goed uitvoerbaar is voor de organisatie.

Ons team werkt aan verdere professionalisering. Denk aan betere contractregistratie, duidelijke werkinstructies, actuele managementinformatie, een goed ingericht Purchase-to-Pay proces en een helder Inkoopplein. Jij levert hier een praktische en zichtbare bijdrage aan.

Jouw waterkracht

Als inkoopondersteuner ben jij vaak het eerste aanspreekpunt voor collega’s met vragen over inkoop, contracten, leveranciers, bestelorders en Purchase-to-Pay. Jij zorgt dat vragen goed worden opgepakt, dat informatie klopt en dat de administratie actueel blijft.

Je ondersteunt de adviseurs Inkoop en Aanbesteding bij administratieve, organisatorische en procesmatige werkzaamheden. Je bewaakt de voortgang, controleert gegevens en helpt collega’s om aanvragen, registraties en dossiers goed af te ronden.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het ondersteunen van het aanbestedings- en inkoopproces, zoals planningen, documenten, dossiervorming en de aanbestedingskalender.

• Het aanmaken, beheren en registreren van contractaanvragen, contracten en bestelorders in Prosa, het financieel zakensysteem en andere systemen.

• Het controleren van administraties, gegevens en dossiers op juistheid, volledigheid en actualiteit.

• Het beantwoorden en bewaken van vragen via de centrale inkoopmailbox over contracten, leveranciers, inkoopprocessen, prestatieverklaringen en Purchase-to-Pay.

• Het bijhouden van werkinstructies, formats, overzichtslijsten, SharePoint, het Inkoopplein en de duurzaamheidsbibliotheek.

• Het aanpassen en up-to-date houden van formats en documenten;

• Het aanleveren van informatie over contractregistratie, leveranciers, aanbestedingen, spenddata, meldingen en voortgang.

• Het voorbereiden van overleggen, maken van notulen, testen van systemen en signaleren van praktische verbeterpunten.

• Het signaleren van knelpunten en het doen van praktische verbetervoorstellen.

In deze functie speel je een belangrijke rol in de verdere professionalisering van Inkoop & Contractmanagement binnen HHSK. Veel processen worden nu verder ingericht en beter op elkaar aangesloten. Dat betekent dat je niet alleen uitvoert, maar ook actief meedenkt over hoe zaken duidelijker, betrouwbaarder en beter werkbaar kunnen worden.

Wat maakt jou ‘watervol’?

Jij houdt overzicht, werkt nauwkeurig en vindt het leuk om anderen verder te helpen. Je schakelt makkelijk met collega’s binnen de organisatie en weet structuur aan te brengen in processen die nog in ontwikkeling zijn. Je hebt gevoel voor administratie, informatievoorziening en systemen. Je ziet snel waar iets niet klopt en vraagt door totdat het dossier compleet is.

Daarnaast neem je mee:

• Hbo werk en denkniveau, of mbo+ met relevante ervaring.

• Ervaring met administratieve, procesmatige of organisatorische ondersteuning, bij voorkeur binnen inkoop, contractbeheer, projectondersteuning of bedrijfsvoering.

• Basiskennis van contracten, bestelorders, inkoopprocessen en Purchase-to-Pay, of de bereidheid om dit snel te leren.

• Goede communicatieve vaardigheden en een klantgerichte, proactieve en nauwkeurige houding.

• Ervaring met Microsoft Office en de bereidheid om systemen zoals Prosa, MVIZ en SharePoint goed te leren gebruiken.

• Het vermogen om zelfstandig te werken, informatie snel op te nemen en actief de verbinding te zoeken met collega’s.

• Oog voor procesverbetering, kwaliteit van gegevens, goede dossiervorming en duurzaam inkopen.

Wij bieden

• Een salaris tussen € 3.893,00 en € 5.199,00 schaal 9 conform de cao ‘Werken voor Waterschappen’;
• Een individueel keuzebudget van 21% wat neerkomt op een bedrag tussen de € 817,00 en € 1.091,00 per maand. Leuk om extra vakantiedagen te kopen, maandelijks uit te laten keren als aanvulling op je salaris of als spaarpot aan het einde van het jaar. Het is aan jou;
• Een persoonlijk basisbudget van € 6.000,00 om jezelf verder te ontwikkelen;
• Een thuiswerkvergoeding van € 3,50 per dag en een thuiswerkbudget van eenmalig € 1.000,00;
• Keuze-opties die je helpen fit te blijven, zoals een sportregeling;
• Reiskostenvergoedingen voor auto- en fietskilometers;
• Vrijheid in extra opties voor mobiliteit (onder voorwaarden): fiscaal vriendelijk fietsen via koopfiets- of leasefietsregeling of privéreizen met je NS-businesskaart;
• Je kunt meedoen aan een fietsplan;
• Een goed pensioen.

Enthousiast? Duik erin bij HHSK!

Eerst nog wat vragen? Neem dan contact op met Laura de Jong, Recruiter, door te bellen of te whatsappen op telefoonnummer 06-39235044. Zij vertelt je graag meer over de rol, het team en onze organisatie. Reageren op deze vacature kan tot en met 2 juli 2026. De eerste gesprekken staan gepland op woensdag 8 juli tussen 13.00-16.00 uur. Bij geschikte kandidaten kan deze vacature eerder sluiten.