Personal assistent - #51725

Over de functie

In het kort: Je gaat leidinggevenden ondersteunen door agenda’s en mailboxen te beheren, afspraken en vergaderingen te plannen, prioriteiten te bewaken, actiepunten op te volgen en knelpunten te signaleren binnen het programma en de afdeling Nieuwkomers.

Maken we een Connectie?

We Zijn Op Korte Termijn Op Zoek Naar Een Personal Assistent In Verband Met Ziektevervanging. Houd Je Van Dynamiek In Je Werk, Waarbij Geen Dag Hetzelfde Is? Wil Je Een Cruciale Rol Spelen In Het Ontzorgen En Stroomlijnen Van De Dagelijkse Activiteiten Van Leidinggevenden Bij Gemeente Arnhem? Dan Is De Volgende Functie Iets Voor Jou

Personal assistent

24 uur per week

Dit ben jij!

Plannen, organiseren en ondersteunen zijn voor jou een tweede natuur – dat staat buiten kijf. Je bent een echte aanpakker, die snel kan schakelen en altijd initiatief neemt. Met een HBO werk- en denkniveau maak je moeiteloos verbinding, zowel binnen als buiten de organisatie. Je bent bestuurlijk sensitief, samenwerkingsgericht en blinkt uit in flexibiliteit en communicatie, zowel mondeling als schriftelijk. Nauwkeurigheid en resultaatgerichtheid zijn jouw handelsmerk. Je kent de stad Arnhem en weet wat het inhoud om voor een programma te werken.

Wat ga je doen?

Je dag begint met een werkoverleg waarin inkomende e-mails, agenda’s en actiepunten worden besproken. Daarna ga je aan de slag met het beheren van de agenda’s, waarbij je zorgt dat vergaderingen en afspraken efficiënt gepland worden. Je beoordeelt de mailbox, beantwoordt e-mails en prioriteert binnenkomende verzoeken, zodat de dag soepel verloopt. Daarnaast neem je actief eigenaarschap over je taken en signaleer je knelpunten of kansen tijdens vergaderingen, waardoor je tijdig kunt anticiperen en acties kunt uitzetten. Je ondersteunt de afdelingshoofd van afdeling Nieuwkomers.

Jouw toekomstige team

Jij komt het team Management Support versterken. Een professionele, dienstverlenende en betrokken team dat bestaat uit 65 enthousiaste medewerkers. Dagelijks ondersteunen zij diverse leidinggevenden, managers en afdelingen bij de gemeenten Arnhem.

Werklocatie

Gemeente Arnhem Stadskantoor

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• De aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP’er / ondernemer. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Tevens zijn uitgesloten ondernemers in dienst van een eigen BV.
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van een erkend, afgerond en volledig diploma die voor deze aanvraag vereist is. (15 Punten)
• De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende.
• BENOEM het nummer van deze eis EXPLICIET in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jj t/m mm-jj). Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het CV, zal uw bieding terzijde worden gelegd.
  
  

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie.
• Ja, de kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie (10 Punten)
• Ja, de kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan buiten een overheidsorganisatie, maar wel binnen een complexe organisatie met een bestuurlijke omgeving. (5 Punten)
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over een diploma in secretariële richting
• Ja, de kandidaat beschikt over een afgeronde HBO-opleiding in secretariële richting (10 Punten)
• Ja, de kandidaat beschikt over een afgeronde MBO-4 opleiding in secretariële richting (5 Punten)
• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (5 punten)
• Plannen en organiseren (5 punten)
• Samenwerken (5 punten)
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (5 punten)
  
  

Competenties

• Plannen
• Organiseren
• Samenwerken
• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
  
  

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, maximaal 6 maanden

Gespreksdatum: Briefselectie 23 juni / Terugkoppeling 23 juni / Interviews 25 juni tussen 12.00 uur en 14:00 uur

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Arnhem is een stad in Gelderland met ongeveer 162.000 inwoners. De stad ligt aan de rivier de Nederrijn en de IJssel. Arnhem staat bekend om de groene omgeving met parken en bossen, zoals park Sonsbeek en de Veluwe. Arnhem is ook bekend vanwege de Slag om Arnhem tijdens de Tweede Wereldoorlog. De gemeente Arnhem heeft een divers cultureel aanbod met musea, theaters en evenementen. Daarnaast is de stad een belangrijk knooppunt voor openbaar vervoer en heeft het een historische binnenstad met winkelgebieden en horecagelegenheden. Arnhem wil een duurzame en leefbare stad zijn waarin inwoners zich thuis voelen en waar ruimte is voor talentontwikkeling en ondernemerschap.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
  
  

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.