Management Assistant (0,5 fte) - #56339

Functie

Ben je op zoek naar een dynamische, levendige en boeiende werkomgeving? Zoek dan niet verder! Wij zijn op zoek naar een bekwame secretaresse/managementassistent(e) om ons SPP-team te versterken en ondersteuning te bieden bij alle administratieve en organisatorische taken.Als centraal aanspreekpunt van de groep speel je een cruciale rol bij het soepel en efficiënt laten functioneren van ons team. Je bent het gezicht van de groep: je beantwoordt alle vragen van medewerkers en studenten met een glimlach en verwelkomt gasten en bezoekers met warmte en gastvrijheid.Je beheert de agenda’s van de medewerkers, verwerkt e-mails, stelt vergaderagenda’s op en maakt notulen, stelt correspondentie en teksten op, regelt afspraken en ondersteunt zakenreizen. Je uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in het Engels als in het Nederlands, komen goed van pas bij het informeren en verbinden van de groep.Je taken omvatten tevens het plannen, voorbereiden en ondersteunen van groeps- en consortiumvergaderingen en sociale evenementen, het bijhouden van het groepsarchief en het onderhouden van de interne en externe website. Je bent verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van managementinformatie en zorgt ervoor dat de registratie van personeel en publicaties (InSite, Pure, Hora Finita) up-to-date is.Als je klaar bent om een uitdagende en lonende functie in een dynamische omgeving op je te nemen, solliciteer dan nu en word een spilfiguur in onze succesvolle SPP-groep!

De secretaris / managementassistent zal de leden van de SPP-groep ondersteunen en bijstaan bij administratieve en organisatorische taken. Hij/zij zal fungeren als centraal aanspreekpunt van de groep. Engels is de voertaal in het dagelijks werk.

Tot de taken behoren het beheren en bijhouden van de agenda’s van de medewerkers; het verwerken van ontvangen (e-)mails en, indien nodig, zelfstandig actie ondernemen; het opstellen van vergaderagenda’s en het notuleren van vergaderingen; het opstellen van correspondentie, e-mails en andere (wetenschappelijke) teksten, voornamelijk in het Engels en Nederlands; het regelen en organiseren van interne en externe afspraken; het ondersteunen bij het plannen van zakenreizen en het afhandelen van reisvergunningen en onkostendeclaraties van alle groepsleden.

Tot de dagelijkse werkzaamheden behoren ook het beantwoorden van allerlei vragen van medewerkers en studenten; het ontvangen van gasten en bezoekers, en indien nodig het helpen regelen van (hotel)accommodatie en administratieve procedures bij de TU/e; het verstrekken van praktische informatie en hulp aan gasten, bezoekers en medewerkers.

Daarnaast behoren het plannen, voorbereiden en ondersteunen van groeps- en consortiumvergaderingen en -bijeenkomsten, evenals sociale evenementen van de groep tot je takenpakket, evenals het verzamelen en verwerken van managementinformatie en het bijhouden van het groepsarchief; het bijhouden van de registratie van personeel en publicaties (Insite, Pure, Hora Finita) en het onderhouden van de interne en externe website van de groep.

Functie eisen

Kom ons team versterken als dynamische en zeer bekwame secretaresse/managementassistent! We zijn op zoek naar een enthousiast en flexibel persoon die uitblinkt in organisatie, communicatie en interpersoonlijke vaardigheden. Als je een opleiding op HAVO-/VWO-niveau en een secretariële opleiding hebt gevolgd, en daarnaast meerdere jaren ervaring hebt in een vergelijkbare functie, horen we graag van je!

Vloeiend Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk, is een must voor deze functie, evenals vaardigheid in Microsoft Office-programma’s zoals Outlook, Word, Excel, Teams en andere TU/e-gerelateerde tools. Een passie voor technologie en de bereidheid om nieuwe softwaretools te leren kennen en te gebruiken zijn eveneens essentieel. Als je klaar bent om je vaardigheden naar een hoger niveau te tillen en een sleutelrol te spelen in een dynamische en boeiende werkomgeving, dan is dit de kans voor jou!

Aanbod

• Een zinvolle baan bij een dynamische en ambitieuze universiteit.
• Een deeltijdbaan van 0,5 fte.
• Een maandsalaris van minimaal € 3.029 tot maximaal € 3.985 bruto bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van je kennis en ervaring (schaal 6/7 van de CAO voor Nederlandse Universiteiten).
• Naast 41 vakantiedagen per jaar op fulltime basis, vakantiegeld een structurele eindejaarsbonus van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra vakantiedagen of een sabbatical.

Organisatie

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samengaat met een praktijkgerichte mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier samen met hightechbedrijven om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle aanpak zorgt voor impact — nu en in de toekomst. De TU/e telt meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, die samen een diverse en levendige academische gemeenschap vormen.

Onze universiteit is gevestigd in Brainport Eindhoven — een toonaangevende techregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en intensieve R&D-activiteiten. Brainport staat bekend om baanbrekende ontwikkelingen op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde productie, en is een plek waar technologie ten dienste staat van mens en maatschappij. Lees hier meer over de Brainport-regio.

De afdeling Chemische Technologie en Scheikunde slaat een brug tussen wetenschap en techniek om duurzame oplossingen voor de samenleving te creëren. Door expertise op het gebied van moleculen, materialen en processen te combineren, stimuleren we innovaties die een antwoord bieden op mondiale uitdagingen op het gebied van energie, circulariteit, gezondheid en toekomstige technologie. Door middel van onderzoek van wereldklasse, interdisciplinaire samenwerking en sterke partnerschappen met het bedrijfsleven leiden we ingenieurs en wetenschappers op die wetenschappelijke ontdekkingen omzetten in technologieën met een blijvende maatschappelijke impact. Samen creëren we chemie voor een betere wereld.

Inlichtingen

Vragen over deze vacature?

Senior Consultant

[email protected]