Personal assistent - #56382

Over de functie

In het kort: Je gaat de programmadirecteur ondersteunen met agendabeheer, correspondentie, planning en administratieve processen, vergaderingen voorbereiden en verslagleggen, en proactief zorgen dat dagelijkse werkzaamheden en projecten soepel verlopen.

Maken we een Connectie?

Bij gemeente Arnhem mag je jezelf zijn en is iedereen welkom. Om dat te realiseren werken we aan een cultuur waarin iedereen zich betrokken voelt, waar de samenstelling divers is en niemand wordt uitgesloten. Wij willen verschillen in talent, kennis en vaardigheden aan ons binden, omdat wij overtuigd zijn dat de verschillen elkaar versterken. Voel je dus welkom bij gemeente Arnhem, wie je ook bent of hoe je ook in het leven staat.

Houd Je Van Een Dynamische Werkomgeving Waarin Je Voortdurend Schakelt En Geen Dag Hetzelfde Is? Wil Je Een Cruciale Rol Spelen In Het Ontzorgen Van Leidinggevenden En Het Soepel Laten Verlopen Van Diverse Projecten? Dan Is Deze Functie Iets Voor Jou

Personal Assistant (ivm ziektevervanging)

32 uur | HBO I

Wat ga je doen?

Als Personal Assistant ga je ondersteuning bieden aan de programmadirecteur Arnhem Oost van de gemeente Arnhem. De werkzaamheden zijn zowel secretarieel als administratief van aard. Je speelt een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen.

Jouw Belangrijkste Taken Zijn

• Het plannen en coördineren van complexe afspraken. Dit omvat een groot deel van de werkzaamheden.
• Ondersteuning bieden bij het beheer van e-mailcorrespondentie en agendabeheer.
• Het bewaken en beheren van administratieve processen.
• Het voorbereiden van vergaderingen en zorgen voor accurate verslaglegging, indien nodig.
• Het bieden van proactieve ondersteuning om ervoor te zorgen dat zij zich kunnen richten op hun kerntaken.
  
  

Dit ben jij

Je bent van nature een organisatorisch talent: plannen en organiseren gaan je moeiteloos af. Snel schakelen is voor jou geen probleem, en je toont graag initiatief in je werk. Met jouw sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, leg je gemakkelijk contact met collega’s en externe partijen. Daarnaast werk je nauwkeurig en doelgericht, waarbij je altijd oog hebt voor het gewenste resultaat. Dankzij je ervaring in het ondersteunen van leidinggevenden weet je precies hoe je hen kunt ontzorgen. Je houdt overzicht in een dynamische werkomgeving en vindt voldoening in het ondersteunen van meerdere projecten en managers tegelijkertijd.

Jouw toekomstige team

Jij komt het team Management Support versterken. Een professionele, dienstverlenende en betrokken team dat bestaat uit 60 enthousiaste medewerkers. Dagelijks ondersteunen zij diverse leidinggevenden, programmamanagers en afdelingen bij de gemeente Arnhem.

Werklocatie

Werklocatie: Gemeente Arnhem Stadskantoor

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• De aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP’er / ondernemer. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Tevens zijn uitgesloten ondernemers in dienst van een eigen BV.
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende.
  
  

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie. (10 Punten)
• Ja, de kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan buiten een overheidsorganisatie, maar wel binnen een complexe organisatie met een bestuurlijke omgeving. (5 Punten)
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over een diploma in secretariële richting.
• Ja, de kandidaat beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding in secretariële richting. (10 Punten)
• Ja, de kandidaat beschikt over een afgeronde Mbo-4 opleiding in secretariële richting. (5 Punten)
• Tijdens een verificatiegesprek wordt er getoetst op een aantal competenties conform de Competentiegids van de Rijksoverheid.
• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid. (5 punten)
• Plannen en organiseren. (5 punten)
• Samenwerken. (5 punten)
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. (5 punten)
  
  

Competenties

• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
  
  

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, maximaal 12 maanden

Gespreksdatum: Maandag 27 juli interviews tussen 9.00 uur en 11.00 uur

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Arnhem is een stad in Gelderland met ongeveer 162.000 inwoners. De stad ligt aan de rivier de Nederrijn en de IJssel. Arnhem staat bekend om de groene omgeving met parken en bossen, zoals park Sonsbeek en de Veluwe. Arnhem is ook bekend vanwege de Slag om Arnhem tijdens de Tweede Wereldoorlog. De gemeente Arnhem heeft een divers cultureel aanbod met musea, theaters en evenementen. Daarnaast is de stad een belangrijk knooppunt voor openbaar vervoer en heeft het een historische binnenstad met winkelgebieden en horecagelegenheden. Arnhem wil een duurzame en leefbare stad zijn waarin inwoners zich thuis voelen en waar ruimte is voor talentontwikkeling en ondernemerschap.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
  
  

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.