Management Assistent gezocht voor de Gemeente Eindhoven! - #55207

Functie-omschrijving

Voor de Gemeente Eindhoven zijn wij op zoek naar een Management Assistent Sector Veiligheid en Handhaving.

(Tijdelijk i.v.m. zwangerschapsverlof, periode half juni 2026 t/m 8 januari 2027)

Locatie: Stadhuis Eindhoven

Aantal uren: 32-36 uur per week

Sector Veiligheid en Handhaving

De sector Veiligheid en Handhaving draagt er aan bij om van Eindhoven een stad te maken waarin de mensen die er wonen, werken en verblijven zich veilig voelen en veilig zijn. Het zorgdragen voor veiligheid is een verantwoordelijkheid van en voor ons allemaal. Daarom werken we samen met inwoners, politie, Openbaar Ministerie en tal van andere maatschappelijke partners om dat te bereiken.

Jouw functie

Als Managementassistent ondersteun en ontzorg je de afdelingshoofden van de Sector Veiligheid en Handhaving. Je bent een betrouwbare en proactieve ondersteuner die overzicht houdt, vooruitdenkt en zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie. Je werkt nauw samen met de collega managementassistent, waarbij jullie elkaar één dag per week vervangen. Daarnaast stem je regelmatig afspraken af met andere managementassistenten binnen de organisatie om een efficiënte samenwerking te waarborgen.

Met wie werk je samen?

Samen met jouw collega managementassistent zorgen jullie voor de structuur in het dagelijks werk van het MT van de sector Veiligheid en Handhaving, die veelal geleefd worden door hun agenda. Jullie planning en inzicht zorgen ervoor dat zij kunnen doen waarvoor zij zijn aangesteld: leidinggeven aan een groep zeer gemotiveerde en hardwerkende medewerkers!

Verantwoordelijkheden:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en relaties;
• Je ondersteunt proactief één of meerdere afdelingshoofden binnen de sector Veiligheid en Handhaving;
• Je beheert diverse agenda’s en bent verantwoordelijk voor het plannen, verzetten en voorbereiden van afspraken, waaronder sectorbrede afspraken waarbij meerdere collega’s betrokken zijn;
• Je organiseert vergaderingen en overleggen, zowel logistiek als inhoudelijk (intern en extern) en legt afspraken en besluiten vast. Waar nodig bewaak je de voortgang/follow-up hiervan. Je notuleert tijdens afdelingsoverleggen en tijdens het MT Veiligheid en Handhaving indien nodig;
• Je stemt afspraken af en plant deze in, in samenwerking met andere secretaresses binnen de organisatie;
• Je organiseert borrels en daarnaast regel je het afscheid bij het vertrek van collega’s. Hierbij reserveer je, indien nodig, externe locaties. En je verzorgt het bestellen van attenties, zoals bloemen en kaarten.
• Je zorgt voor de afhandeling van correspondentie (e-mail, post en interne en externe communicatie);
• Je ondersteunt bij personele processen, zoals onboarding, uitdiensttreding en ziekmeldingen;
• Je ondersteunt indien nodig bij de archiveren en beheren van digitale documenten en dossiers;
• Je signaleert knelpunten en denkt proactief mee over verbeteringen in werkprocessen;
• Je controleert en accordeert facturen in overleg met het afdelingshoofd.

Vaardigheden/wat breng je mee?

• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring binnen een vergelijkbare secretariële functie;
• Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend;
• Je werkt zorgvuldig, discreet en betrouwbaar en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• Je beschikt over goede organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Je bent vaardig met MS Office / Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams en Excel). Ervaring met Youforce, Proactis en Self Service Portal is een pré;
• Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt ook actief de samenwerking op.

Voorwaarden:

• Salaris € 3.500,- tot € 4.250,- o.b.v. 36 uur;
• Reiskostenvergoeding;
• Contract via Cibeo;
• 8% vakantiegeld, 7,55% eindejaarsuitkering, pensioenopbouw, e.d;

Vragen?

Bel of mail ons gerust als je vragen hebt. Telefonisch zijn wij bereikbaar via nummer: 055 – 20 10 600 of het mobiele nummer: 06-386 701 83. Via e-mail: [email protected].

Over CIBEO

Wij bemiddelen dagelijks starters en professionals voor een uitdagende functie bij gerenommeerde opdrachtgevers. We bieden uitgebreide carrière- kansen aan kandidaten met de juiste drive, instelling en capaciteiten.